第一条 为加强协会档案管理，有效保存和利用档案资料，更好地为社会组织发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《会计档案管理办法》等法律法规，结合工作实际，特制定本制度。

第二条 职责区分和办理程序

（一）协会档案材料包括行政档案和会计档案，应分别按照相应规定妥善管理。

（二）档案由协会秘书处指定专人负责管理。档案管理员需要按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档、保管等工作。

（三）各部门或经办人员负责的相关文件材料，由各部门或经办人负责整理完整后，填写《档案移交清单》，报会长或秘书长审（签）批同意，将纸质文件及电子文件一并移交档案管理人员归档。

（四）协会工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护协会档案的完整与保密安全。

第三条 归档范围

（一）行政档案包含范围

1.重要会议材料，包括会议的通知、签到表、决定、会议指南、主持词、报告、征询意见函、公告等；

2.协会对外的正式发文，省相关部门、行业间、会员单位来往的文书；

3.协会的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、通报等；

4.协会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

5.协会人事调动、任免、考评、工资、福利方面的文件材料；

6.协会大事记及反映协会重要活动的照片、录音、录像等。

（二）会计档案包含范围

1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证；

2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产登记簿、辅助账簿和其他会计账簿；

3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告；

4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。

第四条 归档要求

（一）总体要求

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（二）行政档案归档要求

1. 归档的文件材料，一般情况正式文件1份，特别重要的材料一式二份/多份，每份文件的页数均应齐全完整；

2. 归档的文件材料，应正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，原件在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，论证性文件在后；汇总性文件在前，基础性文件在后的顺序排列，分别立在一起，不得分开，文电归档应一一对应；

3. 文件按年度、项目类型分别归档至专用档案盒，并按规定打印件内目录；

4. 每年年底完成归档工作后，做标识进行保存，此后当年度档案仅可查阅不可更改。

（三）会计档案归档要求

每年形成的会计档案，由协会合作会计机构按照《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》的归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

第五条 档案借阅

（一）行政档案借阅

1.协会内部人员因工作需要可借阅档案，填写行政档案查阅借阅登记表（附后）。借阅时限为一天。

2.必须爱护档案，保持整洁，不准在档案中写字、画线或做记号等。

（二）会计档案借阅

1.保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经秘书长或会长签批可以进行查阅，填写会计档案查阅借阅登记表（附后）。

2.查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封或抽换。

第六条 会计档案销毁

1.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

2.协会应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案,可以销毁。经鉴定可以销毁的会计档案应按照以下程序销毁：

（1）由协会秘书处编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（2）会长、秘书长、财务人员、档案管理人员在会计档案

销毁清册上签署意见。

（3）秘书处组织会计档案销毁工作。销毁会计档案时，应当由会长或会长指派人员监销。

（4）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，若会长未参与清销，监销人员需将监销情况报告会长。

3.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的会计档案，其保管期满的会计档案不得销毁。